Lektion 6: Dokumentation
Eine Gefährdungsbeurteilung ist nicht denkbar ohne die dazugehörige Dokumentation. Nur so können Sie nachweisen, dass Ihr Betrieb gut gegen alle erdenkliche Gefährdung aufgestellt ist. Doch an diesem Punkt wird es schnell schwierig. Denn es gibt keine klare Vorgabe des Gesetzgebers, wie eine solche Dokumentation auszusehen hat.
Das ist eigentlich auch gut so, denn jede Beurteilung ist weitgehend subjektiv. Daher muss sie immer zum jeweiligen „Benutzer“ passen. Aus diesem Grund wollen wir in diesem Kurs auch nicht einfach eine Vorlage vorgeben, sondern möchten dich dabei unterstützen, deine eigene Gefährdungsbeurteilung und dessen Dokumentation zu erstellen. Die passt dann perfekt zu deinem persönlichen Vorgehen.
Darum ist die Dokumentation der Gefährdungen unverzichtbar:
Dokumentation ist die Grundlage für ein Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement, da sie Ist-Zustände und Soll-Zustände festhält.
Sie liefert Vergleichsdaten für die Wirksamkeitsprüfung.
Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess wie den Plan-Do-Check-Act Zyklus.
Grundlage für Unterweisungen und Betriebsanweisungen.
Information für den Betriebs- und Personalrat.
Nachweis der Pflichterfüllung gegenüber den prüfenden Institutionen.
Die Dokumentation trägt zur Aufbereitung von Unfällen bei, Verhinderung neuer Arbeitsunfälle sowie der Nachweispflicht bei einem Unfall.
Es ist wichtig, den Gesamtprozess der Gefährdungsbeurteilung festzuhalten und abzuheften. Dafür solltest du dir im ersten Schritt eine Struktur überlegen. Dazu zählen beispielsweise die Grundlagen deiner Bewertung, wie die verwendete Matrix zur Risikobeurteilung von Belastungen und Gefährdungen, das Protokoll der Begehung oder Fragebögen.
Zusammengefasst, sollten die folgenden Punkte in der Dokumentation enthalten sein:
- Definition und Beschreibung des Arbeitsplatzes oder Bereichs
- durchführende Personen
- systematische Auflistung der Gefährdungen und Belastungen
- Bewertung des Risikos (auch des der Bewertung zugrunde liegenden Systems, z. B. der Matrix)
- Vorschriften, die zu beachten und zu erfüllen sind (Beurteilungskriterien)
- festgelegte Schutzziele
- konkrete Maßnahmen, aufbereitet nach einer Maßnahmen-Hierarchie
- die jeweils verantwortlichen Personen und der Zeitplan
- Protokoll und Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle
- Datum der Gefährdungsbeurteilung und jeder weiteren Erweiterung
- sonstige Dokumente wie Messprotokolle, Unfallberichte, Ablaufpläne, Organigramme etc.
Aber keine Sorge, im Laufe der nächsten Module und Unterkapitel werden wir genau diese Punkte an unserem Musterbeispiel üben. Dann wird es dir noch leichter fallen, die Punkte auf deinen eigenen Betrieb zu übertragen.
Wie bereits angekündigt, zeigen wir dir in diesem Kurs noch eine andere, unkompliziertere Lösung, mit der du Gefährdungen noch allumfassender beurteilen kannst. Die erste Aufgabe hast du dafür schon gemacht. Mit jeder Aufgabe wirst du nun Schritt für Schritt verschiedene Seiten eines Würfels kennenlernen und ausfüllen. Die Aufgaben im Übungsbuch helfen dir dabei und erfüllen schon den ersten Schritt deiner Dokumentation. Leider kann diese Abkürzung nicht die normale Dokumentation ersetzen, dafür aber die Kommunikation der Gefährdungen stärken. Es ist ein Tool, das dir dabei hilft, genau die richtige Struktur und das Grundgerüst für die nachfolgende Dokumentation zu erstellen. Außerdem lässt es sich perfekt einsetzen, um auch Prozesse oder Situationen neu zu bewerten, also zum Fortschreiben und vor allem für die Förderung der Mitarbeiter.